Műtárgykölcsönzés

A Néprajzi Múzeum műtárgykölcsönzési szabályzata

Vonatkozó törvények, rendeletek
A muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről szóló 1997. évi CXL. törvény.
A muzeális intézményekben őrzött kulturális javak kölcsönzési díjáról, valamint a kijelölési eljárásról szóló 377/2017. (XII. 11.) Korm. rendelet.

Műtárgykölcsönzés menete

A Kölcsönvevő hivatalos levélben juttatja el kölcsönzési szándékát a Néprajzi Múzeum főigazgatójának. (foig@neprajz.hu; 1055 Budapest Kossuth Lajos tér 12.) Az írásos dokumentumnak tartalmaznia kell:

• a kölcsönző pontos adatait,
• a kölcsönzés célját
• időtartamát (a kölcsönzés időtartama magába foglalja a teljes biztosítási időszakot a szállítással együtt),
• helyszínét
• a kölcsönözni kívánt műtárgyak, archívumi dokumentumok, és a katalógusban, szóróanyagokon felhasználni kívánt műtárgyfotók pontos listáját.
• a kiállítás vagy esemény rövid tartalmi leírását, koncepcióját

Országon belüli kölcsönzés

• 1-20 műtárgy kölcsönzése esetén a kérelem beérkezése a Főigazgatói Titkárságra postán vagy e-mailben a tényleges kölcsönzés előtt legalább; 3 hónappal
•  21 vagy több műtárgy kölcsönzése esetén a kérelem beérkezése a Főigazgatói Titkárságra postán vagy e-mailben a tényleges kölcsönzés előtt legalább 5 hónappal
• teljes kiállítás kölcsönzése esetén a kérelem beérkezése a Főigazgatói Titkárságra tényleges kölcsönzés előtt legalább 1 évvel.

Külföldi kölcsönzés

• műtárgyak kölcsönzése esetén a kérelem beérkezése a Főigazgatói Titkárságra postán vagy e-mailben a tényleges kölcsönzés előtt legalább 6 hónappal
•  teljes kiállítás kölcsönzése esetén a kérelem beérkezése a Főigazgatói Titkárságra postán vagy e-mailben a tényleges kölcsönzés előtt legalább 1 évvel.

A vonatkozó törvény és rendelet szerint figyelembe kell venni, hogy muzeális intézmény nyilvántartásában szereplő kulturális javak nem muzeális intézmény számára, továbbá külföldre történő kölcsönzéséhez a miniszter hozzájárulása szükséges.

A Kölcsönadó a hivatalos kérelem beérkezését követően megvizsgálja és mérlegeli a kölcsönzés körülményeit és lehetőségét:

• figyelembe veszi a hivatalos kérés célját
• figyelembe veszi a műtárgyak állapotát. Amennyiben a műtárgyak állapota nem megfelelő, úgy jelzi a Kölcsönvevő számára, hogy a tárgyak milyen jellegű beavatkozást igényelnek, továbbá jelzi, amennyibe más hasonló tárgy található a Néprajzi Múzeum gyűjteményeiben, ami megfelelhet a hivatalos kérésben megjelölt célra.
• felméri a műtárgyak szállítására vonatkozó igényeket
• megvizsgálja a Kölcsönvevő intézmény Épületbiztonsági dokumentációját.

A Kölcsönvevő a későbbiekben a Néprajzi Múzeum által kijelölt kapcsolattartó személlyel egyezteti a további teendőket, bonyolítja le a kölcsönzést és a visszaszállítást.

A hivatalos kérés elutasítása

Amennyiben a belföldi nem muzeális, illetve külföldi intézmény kölcsönzéséhez a miniszter nem járul hozzá, valamint ha a beérkező kérelem és a kölcsönzés között az előírtnál vagy a szükségesnél kevesebb idő áll rendelkezésre, a főigazgató elutasíthatja azt.
Más esetekben is dönthet úgy, hogy nem engedélyezi a kölcsönzést:

• a műtárgyak a kért időszakban nem elérhetőek, mert például más intézmény kiállításán szerepeknek
•  az anyag állapota nem engedi meg a szállítást
•  amennyiben a kölcsönzés célja nem megfelelő;
•  amennyiben nem látja biztosítottnak azt, hogy a kölcsönzésben részt vevő műtárgyak megfelelő körülmények közé kerülnek.

Szükséges dokumentumok

A szerződés megkötése előtt a Kölcsönvevő elküldi az általa hitelesen kitöltött Épületbiztonsági dokumentációt / Facility Reportot. Ennek hiányában nem lehet szerződést kötni. A dokumentum célja, hogy a Kölcsönvevő igazolja azokat a feltételeket, amelyek szükségesek a kölcsönzéshez és amelyek a műtárgyaknak megfelelő környezetet biztosítanak.

A műtárgykölcsönzés csakis abban az esetben valósulhat meg, ha a szükséges dokumentumok elkészülnek és aláírásra kerülnek.

A Néprajzi Múzeum által kiadott Kölcsönzési szerződés, amelyet a Kölcsönadó és a Kölcsönvevő aláírásával és pecsétjével hitelesít. A szerződés rögzíti a kölcsönzésre vonatkozó pontos adatokat, szabályokat, előírásokat.

Minden kölcsönzés esetében a kölcsönző félnek Átláthatósági nyilatkozatot kell kitöltenie, amely a Kölcsönzési szerződés részét képezi.

A nem muzeális intézmény számára, illetve külföldre történő kölcsönzés esetén minisztériumi hozzájárulás szükséges. Ezt minden esetben a Néprajzi Múzeum intézi. Ilyen esetekben a kölcsönzés csakis minisztériumi engedély birtokában valósulhat meg.

A kölcsönzési díj és egyéb költségek

A hatályos Kormányrendelet szerint „az állami tulajdonú kulturális javak állami vagy önkormányzati fenntartású muzeális intézmények közötti, országhatáron belüli kölcsönzése mentes a kölcsönzési díj és a pénzügyi biztosíték megfizetése alól”.

Más esetekben a Néprajzi Múzeum kölcsönzési díjat határoz meg.

Minden esetben a Néprajzi Múzeum meghatározza a kölcsönzés egyéb költségeit, amelyek a Kölcsönvevőt terhelik:

• Biztosítás
• Csomagolás.
• Szállítás
• Amennyiben szükséges úgy a műtárgykíséret
• Amennyiben a tárgyak kölcsönzéséhez, utazásához szükség van restaurálásra, abban az esetben a beavatkozás költsége

Kurír/Műtárgykíséret
Amennyiben szükséges a műtárgyak szállításához, installálásához kurír kíséret, ezt a szerződésben rögzíteni kell. Ilyen esetekben a múzeum költségeket számolhat fel a Kölcsönvevő terhére. Speciális esetekben a Néprajzi Múzeum a fegyveres biztonsági személyzet kíséretét is előírhatja.

A kölcsönzött műtárgyakra vonatkozó szabályok

A kölcsönzött műtárgyak szállítása előre egyeztetett módon történik. Minden esetben zárt gépjármű használata szükséges.

A kölcsönzött műtárgyon semmilyen beavatkozás (restaurálás, tisztítás stb.) nem végezhető a Néprajzi Múzeum engedélye nélkül.

Az ide vonatkozó szükséges szabályokat, előírásokat a kölcsönzési szerződés részletesen tartalmazza.

A kölcsönzés meghosszabbítása

Amennyiben a Kölcsönvevő meghosszabbítaná a kölcsönzés idejét, úgy azt legkésőbb 1,5 hónappal a kölcsönzési idő lejárta előtt köteles jelezni a Kölcsönzési szerződésben megjelölt módon jelezni a Néprajzi Múzeum számára. Az ügyintézés megkönnyítése érdekében a kolcsonzes@neprajz.hu e-mail címen is kérjük jelezze a hosszabbítási szándékát.

Lemondás
Amennyiben a kölcsönzés a Kölcsönvevőnek felróható okból meghiúsul, ezt késlekedés nélkül írásban kell közölnie a Néprajzi Múzeummal. Ezekben az esetekben az intézmény kiszámlázhatja a kölcsönzésnek a lemondás dátumáig felmerülő költségeit.
 

A kölcsönzéssekkel kapcsolatban további információ kérhető a kolcsonzes@neprajz.hu e-mail címen.